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Pour les communes

La préservation des archives est essentielle pour la gestion des affaires communales, pour la justification des droits des administrés et pour la sauvegarde de la mémoire d’une commune et de ses habitants.

Les Archives départementales exercent sur les communes le contrôle scientifique et technique de l’Etat et leur apportent assistance et conseil. Elles conservent les fonds d’archives déposés par les communes dans les conditions réglementaires.

Les archives, à quoi ça sert ?

Une bonne gestion des archives en amont accroît l’efficacité de l’administration et participe au principe de transparence administrative. Le respect des délais de conservation et des procédures d’élimination facilite l’accès du citoyen aux documents administratifs en lui permettant de retrouver le document dont il a besoin pour faire valoir ses droits. Les registres paroissiaux, d’état civil, de délibérations du Conseil municipal, les comptes et les budgets, les recensements de population, les procès-verbaux des opérations électorales, les plans des bâtiments communaux, les matrices cadastrales, les tracés des voies communales, etc. sont autant de documents qui permettent de retracer l’histoire de la commune et de ses habitants.

Les responsabilités des communes

Les communes sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur (art. L 1421-3 du CGCT). Les archives communales sont des archives publiques inaliénables et imprescriptibles : elles ne peuvent donc être cédées ou vendues. Les archives doivent être conservées dans un édifice public de la commune. Les frais de conservation sont une dépense obligatoire pour la commune. Un récolement ou inventaire des archives est établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Les documents de l’état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d’archives ayant plus de cent ans de date, conservés dans les archives des communes de moins de 2 000 habitants, sont obligatoirement déposés aux archives du département, sauf dérogation accordée par le représentant de l’Etat dans le département sur la demande du maire. (Art. L 1421-7. du CGCT).

Le rôle de la direction des Archives départementales

Les Archives départementales assurent le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des collectivités territoriales. Ce contrôle porte « sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d’élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs et sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l’unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement, la mise en valeur du patrimoine archivistique. Il s’exerce sur pièces ou sur place ». (Art. R. 1421-1 du CGCT). Les archives communales ne peuvent être détruites sans l’autorisation de la direction des Archives départementales. Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous apporter des conseils sur la gestion des archives, les procédures à mettre en place dans les services pour éviter que les dossiers ne s’entassent dans les bureaux ou les couloirs, l’élaboration de tableaux de gestion des archives, les caractéristiques techniques d’un local d’archives, l’organisation d’un service d’archives, la communication au public. Des formations sont organisées à l’Hôtel du Département ou dans les communes. Les Archives départementales conservent et communiquent les fonds déposés par les communes, soit par choix, soit par obligation légale.

Subventions accordées aux communes

  • Les aides financières du Conseil général en faveur des communes de moins de 3500 habitants

Il existe deux types d’aides : une aide à la restauration de documents significatifs de l’Histoire de la commune et une aide au classement et à la préservation des archives. La commune prendra l’attache au préalable de la direction des Archives départementales pour étudier la faisabilité du projet.

  • Les aides financières de la DRAC (Direction régionale des affaires culturelles)

Une aide au fonctionnement peut être accordée aux communes ou groupements de communes (microfilmage de documents fragilisés par une consultation trop fréquente, projets valorisant les archives, acquisition de petit matériel de conditionnement…). Le taux d’intervention maximal est égal à 50 % de la dépense HT. Pour les communes de moins de 3 500 habitants bénéficiant d’une subvention du Conseil général, le taux d’intervention maximal de la DRAC sera de 30 %, un projet subventionné par l’Etat ne pouvant l’être à plus de 80 %. Les communes doivent adresser leur demande accompagnée d’une délibération du Conseil municipal et de plusieurs devis. L’octroi de la subvention est subordonné à l’avis favorable de la direction des Archives départementales. Une aide à l’investissement peut être accordée pour l’aménagement d’un local d’archives comprenant également l’équipement en matériel et mobilier. Les communes ou groupements de communes intéressées doivent avoir un service d’archives dirigé par un professionnel de catégorie A consacrant l’intégralité de son temps de travail aux archives. L’octroi de la subvention est subordonné à l’avis favorable de la direction des Archives départementales.

Contact
Audrey MUTTONI
Tél. : 02 76 51 61 33
audrey.muttoni@seinemaritime.fr

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