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Pour les services publics

Qui sont les producteurs d’archives publiques ?

– l’Etat, les collectivités territoriales, les établissements et entreprises publics ;
– les organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public ;
– les officiers publics et ministériels.

Pourquoi conserver les archives ?

La conservation des archives contemporaines répond à trois enjeux :
1/ la gestion courante du service (disposer en permanence des informations utiles pour le bon fonctionnement de l’activité du service) ;
2/ la justification des droits et des obligations (conserver les preuves en cas de contestation) ;
3/ la sauvegarde de la mémoire (constituer les matériaux de l’histoire) .

Les documents ne sont conservés que dans le but d’être consultés, par l’administration d’abord, mais aussi par un public qui peut être très divers : chercheurs en histoire, généalogistes, ou particuliers à la recherche de leur histoire (exemple des dossiers de l’Aide sociale à l’Enfance).

Aux différents niveaux d’enjeux correspondent les trois âges des archives :
1/ les archives courantes : le dossier est vivant pour l’instruction de l’affaire, il se trouve dans le bureau ;
2/ les archives intermédiaires : le dossier est clos mais est conservé par le service producteur, pour des raisons d’activité ou de prescription légale, à proximité dans un local de préarchivage ;
3/ les archives définitives : après un éventuel tri et d’éventuelles éliminations, le dossier présentant un intérêt historique (et parfois juridique) est versé aux Archives départementales pour être conservé définitivement.
La durée d’utilité administrative (D.U.A.), est le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à l’activité du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits. C’est une période de conservation obligatoire des documents qui est généralement exprimée en années. Fondée sur des critères d’ordre juridique (en particulier les délais de prescription fixés par la loi), ou administrative, elle recouvre les deux premiers âges des archives.

Le rôle de la Direction des Archives départementales

Elle contrôle la gestion des archives publiques de l’ensemble du Département et assure la conservation des « archives définitives ». Toute élimination doit être soumise à son visa (Code du patrimoine, art. L. 212 et par le décret 79-1037 du 3 décembre 1979, art. 15).

L’organisation et le suivi de l’archivage intermédiaire relèvent de la responsabilité des services (circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’Etat ). La Direction des Archives départementales (service des archives publiques et des interventions) fournit assistance méthodologique et conseil, dans des domaines tels que l’évaluation des besoins, la définition des procédures, la détermination des équipements adéquats, la préparation des versements d’archives définitives ou la formation des agents. Elle est le partenaire obligé pour la mise au point des critères de sélection.

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