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Série W

Origine

Une série unique désignée par la lettre W a été créée en 1979 pour accueillir les archives publiques postérieures au 10 juillet 1940. L’ensemble des administrations du département, des services extérieurs de l’Etat et des organismes publics qualifiés de  » services versants  » (préfecture, Conseil général, tribunaux, établissements scolaires, Direction départementale des affaires sanitaires et sociales, …) alimentent la série W.

Composition et typologie

Après 1940, les documents ne sont donc plus classés par séries méthodiques mais par versements enregistrés dans l’ordre de leur arrivée aux Archives départementales. Ainsi les cotes de la série W comportent-elles trois éléments : numéro d’ordre du versement, lettre W, numéro de l’article. A ce jour, près de 3000 versements ont été reçus aux Archives de la Seine-Maritime.
De caractère administratif, les documents conservés dans la série W sont cependant d’une très grande variété : dossiers de personnel, dossiers de gestion et de comptabilité, statistiques, jugements, documents cadastraux,…

Le tri dans les archives contemporaines
L’afflux et la masse des archives administratives produites depuis 1960 obligent aujourd’hui à élaborer des critères scientifiques de tri et d’élimination afin de ne conserver définitivement que ce qui sera utile pour l’avenir : ces critères sont soigneusement étudiés et définis au plan national par des commissions réunissant des responsables des administrations productrices, des Archives de France et des représentants des grandes institutions de recherche de l’Université.

Sont pris en compte les éléments suivants :
– le dossier a une valeur de référence et d’évaluation : il constitue une source d’information indispensable comme aide à la prise de décision,
– le dossier a une valeur de précédent : il garantit la continuité d’une action administrative,
– le dossier a une valeur de justification : il fait preuve en cas de contentieux.

A l’issue de ce travail d’étude et de réflexion sont déterminées des listes de durée de conservation, secteur par secteur, qui sont ensuite diffusées aux administrations concernées. Ces dernières ne peuvent procéder à l’élimination des documents  » inutiles  » que sous le contrôle des Archives de France et des Archives départementales.
En résumé, sont notamment conservées indéfiniment les archives de décision ou de politique générale, les archives relatives à la conduite politique des affaires, les documents statistiques et récapitulatifs, les documents qui établissent des droits de longue durée ou transmissibles.

Communicabilité

Les bordereaux de versements sont librement accessibles aux chercheurs, cependant étant donné la date récente des documents conservés dans la série W, les lecteurs devront toujours s’enquérir de leurs conditions de communicabilité.

Instruments de recherche

L’instrument de recherche permettant d’accéder aux archives postérieures à 1940 est le  » bordereau de versement  » rédigé par le service versant. Les Archives départementales en conservent deux exemplaires classés l’un par service, l’autre dans l’ordre numérique d’enregistrement des versements.
Les versements font l’objet d’une indexation documentaire enregistrée dans la base de données Clara.

Pour compléter

Les documents postérieurs à 1940 entrés aux Archives départementales par  » voie extraordinaire  » (dons, dépôts, acquisitions) sont classés dans les séries J, Fi et ETP.

A la découverte des fonds de la période 1939-1945.