Les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur (Code du patrimoine, art. L 212-6 et L 212-6-1).

L’archivage est une dépense obligatoire pour les communes (Code général des collectivités territoriales, art. L 2321-2).

Le fait, pour une collectivité ou un groupement de collectivités, d’avoir détruit ou laissé détruire des documents d’archives publiques sans accord préalable de l’administration des archives, par volonté ou par négligence, est pénalement répréhensible (Code du patrimoine, art. L 214-3).

• Les aides financières du Conseil départemental en faveur des communes de moins de 5 000 habitants

Il existe deux types d’aides : une aide à la restauration de documents significatifs de l’Histoire de la commune et une aide au classement et à la préservation des archives (classement, aménagement de locaux, acquisition de matériel de conservation). Représentant 50 % de la dépense, elles peuvent s’élever de 500 € à 1 250 € pour les aides à la restauration, et de 1 000 € à 4 000 € pour les aides au classement et à la préservation.

La commune prendra l’attache au préalable de la direction des Archives départementales pour étudier la faisabilité du projet.

• Les aides financières de la DRAC (Direction régionale des affaires culturelles)

Une aide au fonctionnement peut être accordée aux communes ou groupements de communes (numérisation de documents, projets valorisant les archives, acquisition de petit matériel de conditionnement…). Le taux d’intervention maximal est égal à 50 % de la dépense HT. Pour les communes de moins de 3 500 habitants bénéficiant d’une subvention du Département, le taux d’intervention maximal de la DRAC sera de 30 %, un projet subventionné par l’Etat ne pouvant l’être à plus de 80 %. Les communes doivent adresser leur demande accompagnée d’une délibération du Conseil municipal et de plusieurs devis. L’octroi de la subvention est subordonné à l’avis favorable de la direction des Archives départementales.

Voir le vademecum des subventions proposées par la DRAC.

• Faire le récolement après chaque élection

Après chaque renouvellement de municipalité, le maire établit en trois exemplaires un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d’un état sommaire, appelé récolement. Ces deux documents sont cosignés par le maire sortant et le maire entrant, y compris en cas de renouvellement de mandat :

un exemplaire est remis au maire sortant comme décharge,

le deuxième est adressé aux Archives départementales,

le troisième est conservé en mairie.

Le récolement des archives a trois objectifs : il permet d’attester du transfert de responsabilité sur les archives, il porte au maire la connaissance du fonds de sa commune et enfin il permet aux Archives départementales de s’assurer que le fonds est bien complet au regard des récolements précédents en leur possession.

• Conserver

Autant que le feu, les archives craignent l’humidité ; c’est pourquoi il est indispensable de les conserver dans un local adapté.

- Voir fiche : aménager un local d’archives

• Tenir des registres des délibérations et des arrêtés du conseil municipal et communautaire

Document essentiel du fonctionnement des institutions, garant de la vie démocratique, mémoire des décisions, mais aussi document historique d’une considérable richesse, le registre des délibérations doit être tenu dans des conditions précises.

- Voir fiche : tenue des registres

- Voir circulaire de 2010 relative à la tenue des registres des communes

• Assurer le tri et les éliminations

Dès lors que les documents n’ont plus d’utilité administrative et s’ils n’ont pas d’intérêt historique, il convient de procéder au tri et aux éliminations conformément à la procédure.

-Voir circulaires 2009-018 et 2014-006

-Voir modèle de bordereau d'élimination

• Communiquer

La consultation des documents a toujours lieu sur place et sous la surveillance d’un agent : aucun prêt à domicile n’est autorisé. Par ailleurs les délais de communicabilité des documents tels que définis par le Code du patrimoine doivent être respectés. La reproduction sur support numérique n’est possible que si elle ne risque pas d’endommager le document (photographie sans flash).

Voir fiche : la communicabilité des documents.

Mail : archiveshdd@seinemaritime.fr
Tél. : 02 35 03 54 99