Les minutes et répertoires des notaires, ainsi que ceux des études qui leur ont été rattachées, sont des archives publiques (art. L 211-4 du code du patrimoine).

Conformément à loi du 15 juillet 2008 sur les archives, les notaires sont tenus de verser aux Archives départementales leurs minutes et répertoires de plus de 75 ans.

Les dossiers de clients et les documents comptables ne sont pas des archives publiques. Ils ne sont donc pas concernés par le versement. Ils peuvent toutefois donner lieu à un dépôt ou un don aux Archives départementales, en tant qu’archives privées.

Le versement de vos minutes et répertoires aux Archives départementales est une garantie de conservation optimale des minutes issues de votre étude, mais aussi un moyen de libérer des espaces de stockage dans vos locaux. Les Archives départementales prennent en charge leur dépoussiérage, leur reconditionnement et leur classement.

En cas d’infestation grave (moisissures, insectes), il sera demandé aux études notariales de faire procéder à leurs frais à une désinfection auprès d’une société spécialisée. Aussi, il est rappelé que ces documents étant des archives publiques, les études notariales sont tenues de veiller à leur bonne conservation.

1)      Identification des documents

Les minutes à archiver doivent être bien identifiées et rangées dans l’ordre chronologique, afin de faciliter leur inventaire et leur prise en charge.

2)      Établissement du bordereau de versement 

Le bordereau, à remplir par vos soins, sert à répertorier ces documents un à un : un numéro d’article correspond à un registre (ou une liasse si les minutes ne sont pas reliées), et est représenté par une ligne dans le bordereau. Il convient de préciser s’il s’agit de minutes ou de répertoires, le nom du ou des notaires concernés ainsi que les dates extrêmes (date de début et de fin du document).

Pour toute question concernant l’établissement du bordereau de versement, contactez votre référent Notaires aux Archives départementales. Le bordereau complété est à renvoyer aux Archives départementales.

 3) Visite 

Un rendez-vous est convenu à votre étude, dont le but est de s’assurer de la conformité du bordereau de versement et du bon état sanitaire des documents. Des prélèvements sont effectués seulement si nécessaire (moisissures) et envoyés au Laboratoire départemental pour analyse.

 4) Prise en charge des documents

Après confirmation du bon état sanitaire des documents, une date de versement est fixée d’un commun accord. Le transport des documents vers les Archives départementales est à la charge des études, par leurs propres moyens, ou en faisant appel à un transporteur.

En prévision du versement, les minutiers sous forme de registres doivent porter chacun un signet en papier où figure de manière lisible le numéro de cote qui a été déterminé dans le bordereau, après validation de celui-ci par les Archives départementales. Les minutes qui ne sont pas reliées en registres, mais sont conservées en feuillets regroupés en liasse, doivent quant à elles être placées dans des boîtes d’archivage de bureau, de largeur adaptée à la liasse, numérotées elles aussi d’après les cotes indiquées dans le bordereau.

 5) Classement

À leur arrivée aux Archives départementales, les documents sont dépoussiérés et reconditionnés et reçoivent leur cote définitive. Ils sont ensuite rangés dans un magasin climatisé. Le bordereau de versement finalisé vous est adressé à la suite du versement, en double exemplaire. L’un d’eux est à retourner signé aux Archives départementales. L’instrument de recherche des minutes de votre étude est également réactualisé et vous est finalement adressé, vous permettant ainsi de connaître le détail de toutes les minutes versées par votre étude.

6) Demande d’acte après versement 

Après versement, vous pouvez faire gratuitement une demande de copie d’acte appartenant aux minutes de votre propre étude. Il suffit pour cela de nous adresser les références exactes de l’acte souhaité (nom du notaire, date, identification des personnes ou biens concernés par l’acte). En revanche, toute demande concernant des actes d’autres études est soumise à un tarif de recherche et de reproduction.