Focus : sort des archives d'un EPCI après sa dissolution
Entre 2010 et 2015, l’adoption de différents textes (loi n°2010-1563 du 16 décembre 2010, loi MAPTAM et ALUR en 2014, loi NOTRe en 2015) a provoqué de nombreuses réorganisations territoriales à l’échelon intercommunal : fusions, transferts de compétences, dissolution de syndicats, création de nouvelles structures comme les pôles d’équilibre territorial et rural (PETR).
Les différentes réorganisations ont ainsi eu un impact sur les archives de toutes ces structures.
En premier lieu il convient de noter que « Les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur. » (Code du patrimoine, art. L212-6). Les EPCI qui doivent être dissous, ou dont la fusion est prévue, sont donc responsables du traitement de leurs archives avant dissolution ou fusion.
Ainsi, le sort des archives doit être explicitement défini dans l’arrêté de dissolution.
Les différents cas de figure
1 - Dissolution d’un EPCI sans transfert de compétence
Les archives qui ont encore une utilité administrative, ainsi que les archives à caractère historique, pourront être transférées à l’une des collectivités membres de la structure dissoute, après accord de la collectivité concernée.
À défaut d’un tel accord, les archives devront obligatoirement être remises aux Archives départementales.
2 - Dissolution d’un EPCI avec transfert de compétence
Lorsque les compétences de l’EPCI sont transférées à une ou plusieurs autres structures, il faut distinguer parmi les archives :
- les archives ayant encore une utilité administrative : elles doivent être remises à l’EPCI reprenant les compétences de la structure dissoute ;
- les archives historiques : elles devront être transférées, soit au nouvel EPCI, soit à une des
collectivités membres de l’EPCI dissous, soit, à défaut d’accord, aux Archives départementales.
3-Fusion de deux EPCI
Lorsque deux EPCI préexistant fusionnent, les archives des anciens EPCI doivent faire l’objet d’un transfert au nouvel EPCI, qu’il y ait ou non déménagement. Les fonds d’archives des anciennes structures doivent être considérées comme distincts du fonds d’archives de la nouvelle structure : il faut donc que cette différence soit matérialisée (par une cotation différente, voire des lieux de conservation séparés).
Les opérations à mener
1 - Les éliminations réglementaires
Dans tous les cas, que la fusion soit programmée ou qu’elle ait déjà eu lieu, il convient de procéder à l’élimination des documents dont la durée de conservation est échue. Il est à noter que, ces archives ayant un caractère d’archives publiques, leur élimination ne doit se faire qu’avec le visa du directeur des Archives départementales, en application de l’art. R212-14 du Code du patrimoine. Il convient donc de rédiger un bordereau d’élimination des archives à envoyer aux Archives départementales pour validation avant élimination.
Pour vous aider dans cette démarche, il convient de s’appuyer sur les circulaires 2009-018 et 2014-006 qui recensent les différentes durées de conservation et sorts finaux des documents présents dans ces fonds. En cas de difficulté, vous pouvez contacter les Archives départementales, Pôle Archives contemporaines(archiveshdd@seinemaritime.fr / 02 35 03 54 99).
2 – L’établissement d’un bordereau de transfert
Le transfert des archives d’un EPCI vers une commune ou un autre EPCI doit impérativement donner lieu à l’établissement d’un bordereau de transfert. Ce document, signé par le président de l’ancien EPCI et le président de la collectivité d’accueil, constitue une identification sommaire mais néanmoins complète des archives transférées.
Lorsqu’un EPCI transfère une compétence à un autre sans qu’il y ait dissolution, les archives intermédiaires en lien avec cette compétence font l’objet d’un transfert avec bordereau de transfert afin de faciliter la continuité de l’activité.
