Focus : tenue des registres de délibérations
Mémoire des décisions prises par les instances délibérantes, le registre des délibérations est un original unique qui doit être tenu de façon rigoureuse. De la même manière, les arrêtés du maire doivent être enregistrés.
Le registre des délibérations doit être tenu sur support papier avec des signatures manuscrites. Il est expressément précisé dans l’article R 2121-9 du CGCT que :
« La tenue des registres est assurée sur papier et peut également être organisée à titre complémentaire sur support numérique.
Lorsque la tenue du registre est organisée sur support numérique et que les délibérations sont signées électroniquement, le maire et le ou les secrétaires de séance apposent leur signature manuscrite, pour chaque séance, sur le registre papier. »
Le contenu du registre
Le registre des délibérations doit contenir les procès-verbaux complets des séances du conseil municipal ou communautaire, comprenant :
_les mentions de début de séance (date, lieu, membres, président, secrétaire, etc.)
_le contenu textuel de chaque délibération examinée en séance avec retranscription des débats et votes
_les mentions de fin de séance (liste des délibérations avec leurs numéros d’ordre, liste des membres présents, etc.)
Les procès-verbaux des délibérations sont régulièrement confondus avec deux autres types de documents, plus succincts, qui ne sont pas à relier :
Le compte-rendu. Ce document fait figure de synthèse des délibérations votées en Conseil municipal et sert à la publicité des actes. Son affichage rend exécutoire les délibérations. L'ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 modifie les règles de publicité, d'entrée en vigueur et de conservation des actes des collectivités territoriales à compter du 1er juillet 2022 et supprime le compte-rendu. Pour être exécutoire, le simple affichage d’une liste des délibérations examinées en séance suffit désormais.
Les extraits de délibérations. Les extraits de délibérations envoyés en préfecture dans le cadre du contrôle de légalité a posteriori ne sont pas à relier. Certaines communes les conservent toutefois dans une collection à part pour des facilités de consultation et de reproduction. Ce document est censé être transcrit depuis la délibération originale du registre et constitue ainsi une copie. Par ailleurs, il convient de souligner le fait que bon nombre d’actes ne font désormais plus l’objet d’un contrôle de légalité. Ainsi la reliure d’une collection des extraits de délibérations reste partielle. Il est également rappelé que, contrairement à une idée reçue, le retour du contrôle de légalité n’est pas nécessaire pour qu’une délibération soit exécutoire.
En plus de ces typologies, sont également à relier toutes les décisions et les arrêtés à caractère réglementaire.
En l'absence de procès-verbal, on reliera le compte-rendu ou les extraits.
NB : certaines collectivités tiennent à part un registre des arrêtés d’urbanisme ou des arrêtés individuels liées aux ressources humaines.
La forme du registre
On utilisera un papier permanent blanc au format A4. L’encre d’impression doit être stable et neutre dans le temps. On utilisera une encre noire et un type d’imprimante laser plutôt que jet d’encre.
La reliure aura les mêmes caractéristiques techniques que celle des registres d'état civil. Il est interdit d’insérer les feuillets dans les registres par collage, thermocollage ou montage sur onglets, compte tenu des inconvénients constatés dans la conservation des documents liés à ces procédés techniques (risques de décollage, altération du papier).
Les feuillets mobiles doivent être reliés au plus tard à la fin de l'année ou, pour les communes de moins de 1000 habitants, tous les cinq ans. Ce délai de cinq ans est un terme maximal, étant entendu qu’on adaptera la périodicité de la reliure selon le volume de délibérations produites.
