Sont détaillées ci-dessous les deux typologies les plus consultées dans les fonds de l'enregistrement.

• Les tables de successions et d’absences(TASA) ou tables de décès qui deviennent les fiches décès à partir de 1969. Ces documents sont élaborés par l’administration fiscale pour contrôler le paiement des droits de succession. Ils recensent :
  • les personnes domiciliées au moment de leur décès dans une commune dépendant du ressort du bureau d’enregistrement ou y possédant un bien
  • les personnes décédées dans une commune dépendant du ressort du bureau d’enregistrement même si elles n’y avaient ni domicile ni bien.

Pour chaque défunt les tables et fichiers renseignent sur les informations suivantes : noms et prénoms, profession, âge ; nom du conjoint ; commune et date du décès ; nature des actes relatifs à la succession ; date, voire le lieu de la déclaration de succession.

Tous les défunts sont en principe inscrits dans les tables de successions et absences, même les personnes sans succession, elles y apparaissent sous la forme « sans actif apparent ou personne indigente ». Ces tables sont donc très intéressantes car elles couvrent la totalité de la population.

Le décès est enregistré dans les TASA sous six mois, toutefois, dans certains cas, il convient d'étendre la période de recherche (période de guerre, décès loin du domicile principal).
Dans la table, le classement est fait dans l’ordre des lettres de l‘alphabet, et à l’intérieur de la lettre dans l’ordre chronologique des décès. Pour les femmes mariées, il faut chercher au nom de jeune fille.
D’autres types d’actes peuvent être mentionnés dans les TASA comme les testaments ou les actes civils publics (ACP). La date et le numéro d’acte permettent de retrouver leur enregistrement.

• Les registres ou déclarations de succession (ou déclarations de mutations par décès). Ils permettent d’approfondir la connaissance du défunt. Ils renseignent sur le nom du déclarant de la succession et la situation du défunt : nom, prénom, âge, nationalité, situation familiale, domicile, date et lieu de décès, patrimoine du défunt, descriptif des biens (meubles et immeubles) avec mention des origines de propriété (contrat de mariage, actes d’acquisition, …), les noms des héritiers et leur lien de parenté éventuel avec le défunt, le nom du notaire ayant instruit la succession.

Avant de débuter une recherche dans l'enregistrement, il faut connaitre une des personnes impliquées dans la transaction ou à l’origine de l’héritage avec :

• Le nom et le prénom de la personne;
• Son lieu de décès ou de domiciliation;
• L’année approximative du décès;
• Lieu de résidence notaire qui a passé l’acte. Si l’acte est sous seing privé, il convient d'établir la commune de résidence de la personne qui cède ou lègue son bien, pour déterminer le bureau dans lequel rechercher.

L’adresse du bien peut aussi permettre d’identifier un bureau qui renverra vers le bon bureau si nécessaire.

Il convient d'abord d'identifier le bureau qui a enregistré l’acte. Lorsqu’il s’agit d’une mutation foncière il faut généralement regarder dans le bureau le plus proche de l’emplacement du bien.

Pour retrouver le bureau de l’enregistrement de l’acte, la méthodologie diffère selon la date :

• Avant 1969, le fichier ci-dessous permet de faire la correspondance entre la commune et le bureau de l'enregistrement concerné (le tableau, en cours de constitution, peut contenir des erreurs)
• Après 1969, il faut se référer au tableau joint de correspondance entre les communes et les bureaux de l'enregistrement.
• Enfin, si le bien est localisé dans la ville de Rouen, et suite à la réorganisation des bureaux de l’enregistrement de Rouen après 1969, le tableau joint permet de trouver le nom et l'abréviation du bureau correspondant à chaque rue de Rouen

Il convient de consulter l’instrument de recherche correspondant au bureau coté en sous-série 3Q.

Ces instruments de recherche sont disponibles en ligne dans l'état général des fonds.

Il convient de rechercher le nom de la personne dans les fiches cimetières puis noter le numéro de volume et de case. A partir du numéro de volume, il faut relever dans le répertoire général la case notée ainsi que la date de l’enregistrement dans le registre des actes civils publics.

• Si à la place du nom du notaire il y a la mention SSP, il faudra regarder dans le tableau des actes sous seing privé à la date de l’enregistrement
• Si on trouve la mention justice, il faudra consulter le registre des actes judiciaires
• Pour les déclarations de succession, il faut regarder dans la table des décès ou table des successions et absence, le nom de la personne décédée puis la date de la déclaration de successions
• Si la mention sans actif est présente ou si rien n’est mentionné dans la colonne de la date de déclaration.

  Les instruments de recherche en sous-série 3Q sont disponibles en ligne dans l'état général des fonds.

A partir de 1969, les fiches décès remplacent l’ensemble des tables et indiquent les types d'actes qui doivent être consultés.

Les versements de l'enregistrement contemporains sont cotés en série W et sont conservés sur le site de Darnétal.

Les lecteurs peuvent, à partir des numéros de versement, consulter les inventaires en ligne à partir de l'état général des fonds contemporains.

Les Archives départementales ne conservent pas de fiches décès pour les bureaux suivants : Eu, Fécamp, Le Havre Bassins, Le Havre Hôtel de ville et Le Havre Sous-préfecture. Il convient, pour une recherche concernant ces bureaux, de contacter les Services de la publicité foncière et de l'enregistrement.