On distingue les pupilles de l’Etat des enfants placés. Les premiers sont des enfants privés de leur soutien naturel (enfants abandonnés, orphelins). Ils doivent faire l’objet d’une adoption dans les plus brefs délais après leur admission en tant que pupille. Les seconds sont des enfants retirés à leur famille pour des raisons économiques ou sociales.

Dans les deux cas, les enfants sont pris en charge par une collectivité. Leurs dossiers ont été gérés par l’Assistance publique, représentée par trois bureaux en Seine-Maritime (Dieppe, Le Havre et Rouen) puis par les DDASS (Direction départementale des Affaires sanitaires et sociales) jusqu’en 1986 et relèvent désormais des Conseils généraux puis départementaux (service de l’Aide sociale à l’enfance). Ils ont également pu être pris en charge, jusqu’au XIXe siècle, par des établissements hospitaliers comme l’hospice général de Rouen.
Les Archives départementales de la Seine-Maritime conservent pour ces deux catégories de personnes des dossiers individuels depuis le XIXe siècle. L’ensemble est classé dans les séries 3X et W. Cependant, les recherches sont effectuées par le service de l’Aide sociale à l’enfance (Hôtel du département, bâtiment F), qui détient les fichiers alphabétiques permettant de retrouver un dossier.
Clos à la majorité de l’enfant, les dossiers contiennent des renseignements sur la décision judiciaire de placement, de la correspondance relative au(x) placement(s), aux relations avec la famille, à la scolarité, à l’apprentissage et la formation professionnelle, à la protection de la santé, à l’exercice de la tutelle.
Les jugements d’adoption de pupilles sont rendus par les tribunaux de grande instance et se trouvent dans les jugements sur requête (séries U puis W).
Dans la sous-série 3 X sont conservés des registres matricules d’enfants placés, d’enfants assistés et de comptes de pupilles de la fin du XIXe siècle jusqu’ en 1930 environ.
Dans les fonds de l’Hôtel-Dieu et de l’Hospice général de Rouen sont conservés des procès-verbaux et des registres d’enfants trouvés ainsi que des registres d’enfants assistés de la fin du XVIIe siècle jusqu’au XIXe siècle (H dépôt 3).
Enfin, les tribunaux d’instance puis tribunaux judiciaires versent en série W les dossiers de procédures et minutes de tutelles de mineurs, qui peuvent être complétés par les versements des associations tutélaires comme l’UDAF.

Le statut de pupille de la Nation a évolué avec le temps. Créé par une loi du 27 juillet 1917 pour permettre à l’Etat de venir en aide aux orphelins de la Première guerre, le statut fut élargi à des enfants mineurs dont un des deux parents a été blessé ou tué lors d’une guerre, d’un attentat terroriste ou en rendant certains services publics. Ils ont droit à la protection et au soutien moral et matériel de l’Etat jusqu’à leur majorité.

Les dossiers des pupilles de la Nation sont suivis et gérés par l’Office départemental des anciens combattants et victimes de guerre (ONAC-VG). Les Archives départementales de la Seine-Maritime conservent des dossiers individuels des pupilles des deux guerres mondiales. Ces dossiers contiennent la demande du statut et les pièces justificatives, les aides financières octroyées, le suivi de la scolarité, toute correspondance échangée jusqu’à la majorité du pupille.

Pour la première guerre mondiale, la plupart des dossiers ont été réglementairement détruits dans les années 1960. 220 dossiers sont conservés dans trois versements (1173 W, 2604 W, 3868 W). Pour la Seconde guerre mondiale, il semble que la majorité des dossiers ait été conservée (1173 W, 2317 W, 2604 W, 3868 W). Ces dossiers étant classés par numéro de dossiers, il faut au préalable consulter le fichier alphabétique conservé sous la cote 4691 W. L’ONAC a également versé les registres d’enregistrement des pupilles de 1929 à 1971 (4929 W).

L’adoption d’un pupille de la Nation est prononcée par les tribunaux de première instance, puis de grande instance à partir de 1959 (série U et W), dont relève le domicile du représentant légal de l’enfant. Les jugements rendus en audience publique sont communicables à tout moment, à toute personne. Ces jugements peuvent être classés à part ou sont mélangés avec les autres jugements sur requête.

La communicabilité des dossiers d'enfants est fixée à 50 ans à compter de la clôture du dossier qui intervient en général à la majorité légale du pupille. En l’absence de réglementation, ce même délai est appliqué aux dossiers d’enfants placés. Certaines pièces (médicales ou judiciaires et éventuellement d’état civil) sont soumises à des délais plus longs. Le pupille lui-même a le droit d’accéder immédiatement à son dossier en présence d’un représentant du service de l’Aide sociale à l’enfance. Cependant, dans tous les cas, il est recommandé d’extraire les documents ou d’occulter les mentions permettant de reconstituer la filiation afin de respecter le secret des origines lorsque celui-ci a été demandé.